如何让你的提案脱颖而出?获得80%成功率的 RFP 是这样写的。

作者: Jami Oetting

发送建议的机会是令人兴奋的。也许你正在和现有的客户探索更多的工作。或者,也许您正在响应一个RFP(需求建议书)。

如果您的建议是由当前或潜在的客户要求,您的 RFP 响应的内容是非常重要的。你是在争取一个同时收到许多其他供应商推销的客户的注意力。

由于创作提案耗费时间和令人沮丧,你被客户雇佣的希望常常遭遇失望。 那么,什么能让你的提议脱颖而出呢?什么会给你的团队一个创造性的出口,并使你自己的成长目标有所不同?

发现导致客户拒绝你的建议的错误。

企业家和前经纪公司所有者 Jason Swenk 最近在 HubSpot 的合作伙伴日上讨论了他的提案方案,提案的接近率为80% ,并引导他与 at & t、Legal Zoom 和 Hitachi 等品牌合作。下面是他创建一个杀手级建议的步骤。

先别急着写你的计划书

通常情况下,在与潜在客户的非正式讨论中,代理机构所有者会听到这样的话:"只要给我一个建议。" 所有者认为这是客户想要提交的信号。 事实上,许多客户只是把这看作是第一次约会,甚至是"当然,有空给我打电话。"

因此,该机构的工作人员花费数小时创建一份详细的文件,并在48小时内通过电子邮件发送给所有者。

我相信你能猜到接下来会发生什么: 沉默。

在你开始创建建议之前,你首先需要确定客户是否在浪费你的时间。 您是否应该在创建这个文档时进行投资? 通过了解客户端的 NBAT,您可以快速避免一个接一个的发送提案的情况。

需要: 客户在寻找什么?

预算: 客户准备支付多少费用?

权威: 阅读你的建议的人对决定有发言权吗?

时机: 客户需要多长时间来决定?

斯温克说:"当你仅仅因为钱而开始接客户时,你以后就会遇到问题。"。

现在,看看 Swenk 说的提案模板的六个组成部分,客户更有可能回应。

你的6部分招标书回应模板,用于完成更多的交易。

"它需要有一定的顺序,比如一个电话号码,"斯温克说。 "你必须有正确的顺序,才能找到正确的人。"

看一看你需要的六个要素来创建一个完美的 RFP 回复,以及一些你在起草提案的每一个要素时可能使用的语言的缩略例子。

1. 招标回复附函

不要一头扎进战略和战术。 预先设定期望,吸引客户阅读更多。

把你的求职建议或者招聘信的开头想象成一封求职信。 毕竟,你确实希望这家公司雇佣你的团队,但是他们需要一个更易理解的概要,包括你将提供给他们什么,以及为什么你认为他们会从与你合作中受益。

在阅读你打算提供给他们的服务之前,这封求职信会告诉他们你是什么样的人。 这也让你有机会提醒他们,是他们请求了你的建议。

求职信例子

亲爱的(RFP 的作者) :

关于您的建议书(RFP) ,[您的公司]很高兴有机会为您提供[所要求的服务类型]。 我们与(过去客户的简短名单)合作过,我们相信与(你正在写信的公司)建立合作关系将对你的客户满意度和底线产生巨大影响。

不要只停留在这里。 在上面的介绍之后,请描述您是谁,您有什么资格与 RFP 的发件人合作,以及您的潜在客户可以期望从中获得的好处。

2、行政摘要

执行摘要不应该只是概括提案的内容。 相反,它应该说明客户想要什么,他们想去哪里,他们需要什么才能到达那里。 你也会想要报道你做过的研究,你采访过的人,以及你采取了哪些步骤来整合你的推荐。 这份文件显示了为什么客户应该选择你的公司。

关于总结,Swenk 给出了一条重要的建议: 预先说明关于请求者或请求者需求的两个显而易见的事实。 这些应该是客户知道是真实的事情。 首先这样做,读者会更容易接受剩下的观点。 这不是欺骗别人。 这是关于呈现信息的方式,以防止客户在阅读你的建议时变得防御性。

行政摘要范例

作为(客户的行业)领先的(客户主要服务)提供商之一,你知道每年这个时候对客户来说有多重要。 平均而言,交付成本是 $[ xxxx.xx ] ,[客户名称]致力于"[客户的任务说明]"

随着这些挑战变得越来越普遍,为客户提供一个由(你所在行业)最新知识和专业技能驱动的解决方案变得越来越重要。 考虑到这一点,(贵公司)打算帮助(客户的名字) :

 [客户利益 # 1]

 [客户利益 # 2]

 [客户利益 # 3]

3、 成果及策略

这是你提案文件的核心。

将提案分为不同的部分,如创意、技术等。 这将使展望者很容易理解提案的不同部分和所建议的不同活动。 在每个部分中,您应该列出具体的可交付成果,并指出哪些没有包括在内。 这最后一部分有助于从一开始就防止范围蔓延,并且还可以激励那些可能想要更多内容的客户。

最后,在这一部分不要包括价格。 它会阻止人们吸收信息,也会阻止读者对你们共同完成的工作感到兴奋。 相反,他们只会想着美元符号和他们日益减少的预算。 此外,不管你推荐的解决方案实际上包括什么,立即定价会促使一个人开始将你的价格与另一家公司的价格进行比较。

成果及策略范例

正如执行摘要中所述,[贵公司]打算帮助[客户名称][执行摘要中简要提及客户利益]。 为了做到这一点,我们的团队提出了一系列可交付成果,包括运营顺序、分工和预计完成日期,以确保(贵公司)和(客户名称)之间的伙伴关系取得成功。

通过这些操作,我们希望您的团队看到整个组织的效率得到提高,并且对我们(项目或拟议合同的长度)项目的客户满意度越来越高。

4、工程项目摘要

在"可交付成果"和"战略"文档之后,您可以添加所有可交付成果的详细列表以及每个成果的价格。

这不是给你的客户一个选择,让他们选择这个,那个,那个,而不是这个。 客户需要一份推荐信。 你不能让她在这个包裹和那个包裹之间做出选择,从而把决定的重担压在她的肩上。 给她一个可靠的计划,告诉她需要做什么,以及将会付出什么代价。 然后,在谈话中定制解决方案。

5. 关于我们

把这部分保留到最后。客户不会关心你,除非他们知道你能为她和她的公司做些什么。

你的 RFP 回复中关于我们的部分可以与你在创业时可能创建的公司描述相同。 作为一般的指导方针,始终打开您的关于我们部分与您的公司的名称。 在招标书的情况下,请记住你的潜在客户同时收到了许多回复,而且很难记住所有向他们推销的公司。

6、协定

最后,在建议书中包括一份协议或合同,以便客户可以尽快签署。不要让他们问你: 我在哪里签字?

通常情况下,客户会直接翻到你建议书中的协议或合同部分,所以要确保它有明确的标签,并且在底部的签名线是可见的。 毕竟,你的客户的签名是一些有价值的墨水,你想让他们提供的能力不比你提供的服务差。

赢得更多建议的2个基本技巧

最后,你可以做两件重要的事情来提高你的收盘利率。

与潜在客户一起审核提案。 不要只是把它发过来然后希望得到回复。 并声明这是一个强制性的要求。 当客户要求一个建议时,安排一个会议来回顾这些信息。 如果她不能对此做出承诺,您就不应该花时间精心制作这个深入的文档。

"能够走开,"斯温克说。 "他们只是在购物,他们会浪费你的时间。"

建立你的提案模板。 一旦你有了理想的结构,建立一个模板,它适用于每一个潜在客户。 没有必要每次都从头开始。 这会节省你的时间,并且会带来更高的转化率,因为潜在顾客没有足够的时间来理解顾客的懊悔。

一个建议应该是与潜在客户多次讨论的结果。 无论是在价格方面还是你提出的战略方面,都不应该有什么惊喜,而应该把它看作是对你的流程以及与客户对话的书面回顾。

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